In de luchtvaart geldt check, check, double check. Een vliegtuig vertrekt niet zomaar; piloten doorlopen voor de start een uitgebreide checklist om te controleren of de onderdelen van het vliegtuig nog goed functioneren[1]. Ze controleren bijvoorbeeld:
- flaps (dit zijn de kleppen op de vleugels, ze maken het vliegtuig bestuurbaar en de snelheid kan er mee geregeld worden)
- anti-ijs vloeistof op de motoren
- motoren
- oliepeil
- verlichting
Pas als deze dingen zijn gecheckt, hoor je het voor sommige bekende “ready for take off, cabin crew take your seats” door het geluidssysteem van het vliegtuig klinken. Vanaf dat moment kan je genieten van een hopelijk aangename, maar in ieder geval veilige vlucht.
Maar kunnen jouw klanten ook met een gerust hart met jou mee op reis als het gaat om hun privacygegevens? Of je het nu wilt of niet, het vliegtuig vol privacygegevens dat jij als piloot gaat besturen vertrekt op donderdag 24 mei 2018 om 00:00 uur. Ben jij ready for take-off?
Om het je makkelijker te maken vind je hieronder een checklist, zodat je voor jezelf of voor de organisatie waar je werkzaam voor bent, kunt nagaan of je klaar bent voor de AVG.:
- Zorg ervoor dat je een privacyverklaring hebt opgesteld. Doe dit in eenvoudige en duidelijke taal en maak in deze verklaring onder andere aan jouw klanten duidelijk hoe ze hun rechten (recht op inzage, rectificatie en verwijdering van gegevens) kunnen uitoefenen. Zorg er uiteraard voor dat jouw bedrijfssystemen en processen zodanig zijn ingericht dat je hier ook daadwerkelijk aan kunt voldoen;
- Register van verwerkingen. Houd een register van verwerkingen bij waarin je alle processen waarbij je persoonsgegevens verzamelt, registreert;
- Protocol Datalekken. Mocht je persoonsgegevens van een klant kwijt zijn geraakt, bijvoorbeeld door diefstal of een hack, weet dan welke stappen je moet nemen, zowel richting de autoriteit persoonsgegevens als degene van wie de persoonsgegevens zijn. Zie voor meer informatie hierover: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken
- Verwerkersovereenkomsten? Sluit de juiste overeenkomsten met eventuele (sub)verwerkers, (mede-)verwerkingsverantwoordelijken en derden. Leg in deze overeenkomsten de afspraken vast die je maakt met deze partijen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Zorg er ook voor dat je de juiste afspraken maakt met je respondent;
- Privacy Officer. Sommige organisaties zullen een Data Protection Officer nodig hebben. Deze personen worden ook wel Privacy Officer of Functionaris voor de Gevensbescherming genoemd. Het criterium om te bepalen of je een Privacy Officer nodig hebt, is de vraag of je op “grote schaal” gevoelige persoonsgegevens verwerkt. Ga na of dit voor jouw organisatie het geval is. Het is overigens nog niet geheel duidelijk wat als grote schaal wordt aangemerkt;
- Beveilig de persoonsgegevens die je verzamelt. Vermijd daarbij het gebruik van wachtwoorden als “hallo123”;
- Zorg ervoor dat je zo min mogelijk persoonsgegevens verwerkt en dat je voor elk persoonsgegeven dat je verzamelt, kunt aangeven op welke grond jij dit mag verzamelen. Bijvoorbeeld omdat je een overeenkomst hebt gesloten of toestemming hebt;
- Ruim op tijd niet relevante gegevens op;
- Privacy by design/ Privacy by default. Als je nieuwe producten ontwikkelt en aanbiedt, zorg er dan voor dat je bij de ontwikkeling daarvan rekening houdt met de vereisten die de AVG stelt;
- Maak je gebruik van een forum of kunnen personen social media berichten bij je achterlaten? Zorg er dan voor dat ze deze gegevens van je site kunnen halen. Heb je een mogelijkheid ingebouwd waarop ze dit kunnen doen?
- Cookies? Geef aan waarom je bepaalde info nodig hebt, wat je ermee doet en hoe je dat doet.
Zorg ervoor dat je deze zaken, zo snel mogelijk, op orde hebt. Dan weet je in ieder geval dat je een veilige vlucht zal hebben en weten jouw klanten dat hun persoonsgegevens bij jou in goede handen zijn. En wees gerust: als jouw partner fungeren we als co-piloot en kunnen we je, zover onze kennis en kunde reikt, assisteren.
Heb je vragen over de AVG? Neem dan contact met me op via: lowe@ttisi.nl
[1] https://auto-en-vervoer.infonu.nl/vliegen/128778-veiligheidssystemen-en-protocollen-in-het-vliegtuig.html
