De vrijwilligersorganisatie Buddy to Buddy heeft beperkte middelen en kon zich geen fout permitteren bij de aanname van een coördinator. One-time-right was de enige optie. Door de TTI SI Gedrag– en Drijfverenanalyse in te zetten in combinatie met het TTI SI Functieprofiel heeft Buddy to Buddy zeer weloverwogen de beste keuze kunnen maken.
Buddy to Buddy is een dynamisch vrijwilligers initiatief in de Hanzestad Zutphen en richt zich ruim anderhalf jaar op nieuwe Nederlanders. Op mensen die om wat voor reden dan ook gevlucht zijn en in Zutphen zijn beland in het asielzoekerscentrum. Buddy to Buddy gaat uit van gelijkwaardigheid en organiseert laagdrempelig contact van mens tot mens. Hiermee helpt de stichting vluchtelingen uit hun isolement te komen en creëert ze veel verbondenheid en inspiratie in de lokale samenleving.
Groeiende organisatie
Buddy to Buddy slaat aan in Zutphen. Bijna 200 mensen zijn inmiddels aan elkaar gekoppeld en het doel is dat er de komende jaren 300 matches per jaar worden gemaakt. Er is veel interesse voor het initiatief vanuit andere gemeenten en Buddy to Buddy Breda is inmiddels een feit! De twee initiatiefnemers vormen met vier andere enthousiaste bewoners van Zutphen de stuurgroep. De stichting draait helemaal op vrijwilligers op de projectleider na (een van de twee initiatiefnemers wordt voor 8 uur per week betaald).
Om deze sterk groeiende organisatie een stevig fundament te geven, was er behoefte aan een coördinator. Iemand die een actieve rol speelt bij de matching van buddy’s en als vast contactpersoon alle gegevens goed op orde brengt en houdt. Hiermee kunnen we het primaire proces efficiënt laten verlopen en onze verantwoording gedegen afleggen aan subsidieverstrekkers en andere stakeholders. Daarnaast verwachten we dat diegene de website en andere communicatieuitingen up-to-date houdt. Een flinke én uiteenlopende set van eisen voor één rol.
Eind vorig jaar realiseerden we ons dat we ons bij de werving geen fout konden permitteren. We hebben beperkte middelen en gezien onze ambitieuze plannen en aard van de organisatie moeten we maximaal rendement uit de coördinator halen. Twee leden van de stuurgroep (Mari Plooij & Ilonka de Haan) werken in hun coaching en adviespraktijk intensief met de Gedrag en Drijfveren analyses van TTI SI en zij wisten de anderen snel te overtuigen van de waarde van de instrumenten in deze situatie.
Het wervingstraject
1. Stuurgroepleden vulden online het functieprofiel in voor de vacature.
Allereerst hebben we aan de stuurgroep gevraagd de online analyse in te vullen zoals je denkt wat we nodig hebben aan eigenschappen en talenten voor de nieuwe functie. Dit was al zeer waardevol. De stuurgroep is vanuit passie ontstaan en zonder dat we daarbij hebben stilgestaan werkten we hands-on heel goed samen. We zijn zelfs vrienden geworden in het afgelopen jaar. Waar zat dat nou in? En wat missen we in onze groep? Het bleek dat we nog geen eenduidig beeld hadden over het proces, de werkzaamheden van de coördinator en hoe dit zou gaan doorwerken op de huidige groep.
2. Workshop Gedrag en Drijfveren aan stuurgroep
Het nieuwe kader leverde al goede gesprekken op over onze samenwerking en waar we elkaar nog beter kunnen benutten of begrijpen. We realiseerden ons dat we een groep zijn met veel geel (hoog I) en dat we elkaar gevonden hadden op een hoge sociale en idealistische drijfveer. We analyseerden de diverse functieprofielen en verdiepten gezamenlijk onze visie op onze samenwerking. We zagen steeds scherper voor ons wat het gewenste profiel van de kandidaat zou zijn. Waar diegene aanvullend aan ons moest zijn, maar ook welke elementen niet moesten ontbreken.
3. Sollicitatiegesprekken
Meer dan 50 mensen uit Zutphen en omstreken hadden gereageerd en er zaten veel kandidaten tussen met een sterke motivatie en duidelijke potentie om de rol te vervullen. Iedere kandidaat bevroegen we kritisch op de punten die uit onze voorbereiding waren gekomen waarna we de gesprekken evalueerden met een focus op ervaring, competenties én natuurlijk op het ingeschatte profiel.
4. Individuele terugkoppeling Gedrag en Drijfveren
Drie vrouwelijke kandidaten waren uiteindelijk favoriet. Om een gedegen eindafweging te maken hebben deze drie kandidaten de Gedrag- en Drijfverenanalyse online ingevuld. Alle drie zijn ze uitgenodigd voor een verdiepend gesprek met een TTI SI gecertificeerde coach die niet aanwezig was bij de sollicitatiegesprekken. Het doel was tweeledig; 1) de coach kon op basis van het gewenste profiel goed doorvragen zonder bedreigend te zijn en 2) de kandidaat kon 100% onderzoeken of deze functie ook echt bij haar zou gaan passen. We kregen van alle betrokkenen terug dat ze de analyses een cadeau vonden. Hiermee konden ze zich optimaal voorbereiden op het eindgesprek en daarnaast konden ze de inzichten sowieso gebruiken, ook als ze niet gekozen zouden worden.
5. Close finish
De adviezen en bevindingen van de coach zijn vervolgens gedeeld met de twee stuurgroepleden die de eindgesprekken deden. Voor iedere kandidaat werd een aparte focus met bijbehorende vragen voorbereid. Het resultaat was dat we open en heel directe gesprekken hadden met een helder beeld van de mate van geschiktheid van de drie kandidaten.
Op basis van een heldere inschatting van wie in de huidige fase van de organisatie de meeste toegevoegde waarde heeft, kwamen we tot een unanieme keuze.
Inmiddels is onze coördinator Patty met een vliegende start voor ons aan de werk. Het hele wervingsproces was super intensief, maar we zijn allemaal nog elke dag dankbaar voor het resultaat! Naast dat wij de perfecte persoon hebben gevonden om ons initiatief mede vleugels te geven, zijn we als team nog dichterbij elkaar komen te staan en hebben we een universele taal die ons praktisch helpt in onze samenwerking, maar ook bij het begrijpen wat vrijwilligers nodig hebben om vol energie met ons aan de slag te gaan.
Geschreven door: Mari Plooij (www.mariplooij.nl) en Ilonka de Haan (www.soulbranding.nl)
Gecertificeerd voor Gedrag-, Drijfveren-, EQ– & Stressanalyses
