“Als grote mensen elkaar heel erg lief vinden, dan gaan ze soms speciaal knuffelen. Dan gaan ze in hun blootje op elkaar liggen. En dan gaat de blote pielemuis in de blote voorbips.”
Wijze woorden van de inmiddels legendarische Juf Ank. Woorden die ik, als vader van drie, wellicht ook eens zal gebruiken als antwoord op de door mij gevreesde vraag: “pap, waar komen kindjes vandaan?” De hulp van Juf Ank is dan zeer welkom.
Waarom praten over stress zo ongemakkelijk is
Eigenlijk zou er bij elk gesprek over een ongemakkelijk of moeilijk onderwerp een hulpmiddel beschikbaar moeten zijn. Toch? Een Juf Ank, boek of YouTube instructiefilmpje kan heel handig zijn bij dat gesprek over salarisverhoging, wel of niet beginnen aan kinderen of…het bespreken van werkstress in de werkomgeving.
Stress bespreken op het werk is nog steeds niet erg populair.
“Stress is voor de zwakken”.
“Het is niet goed voor je carrière”.
“Misschien kom ik wel bekend te staan als probleemgeval”.
Dit is wat medewerkers vaak denken en als reden gebruiken om een en ander voor zich te houden. Maar ook voor een leidinggevende kan het bespreken van stress op de werkvloer spannend zijn. Want wat als de leidinggevende zelf de oorzaak is van stress onder de medewerkers?
Toch is het een belangrijk onderwerp om te bespreken, want de factsheet van het TNO uitgegeven in het kader van de week van de werkstress van 2018, laat het volgende beeld zien:
- 16% van de werknemers ervaart weinig tot zeer weinig steun van de leidinggevende;
- 20% van de werknemers heeft werkstress als reden voor verzuim opgegeven in 2017 in vergelijking tot 16% in 2015
- Verzuimkosten per werknemer zijn opgelopen van € 7800,- in 2015 naar € 8200,- in 2016
Stress bespreekbaar maken
De cijfers liegen er dus niet om, maar het bespreken van stress blijft lastig. Hoe kun je dit gevoelige onderwerp dan toch ter tafel brengen? Hier enkele tips voor medewerkers én leidinggevenden.
Voor medewerkers:
- Geef concrete voorbeelden. Door voorbeelden te geven, weet de ander zich het voorval vaak beter te herinneren. En ook hoe hij zich gedroeg of welke actie, handeling of beslissing hij toen heeft genomen. Je brengt het voorval dat stress opleverde weer tot leven en maakt het concreet. Jouw voorbeelden over een concrete situatie kunnen de ander helpen daar in het vervolg constructief mee om te gaan.
- Hou het bij jezelf. Generaliseer niet. Beschrijf wat een situatie met jouw doet, hoe jij je eronder voelt. Weersta de verleiding om te zeggen dat “de groep vindt dat” of “dat iedereen het vervelend vindt als”. Natuurlijk kan het zijn dat je collega’s dezelfde stressoren hebben, maar stress is een subjectieve beleving, los van de vraag uit welke bron deze komt. Wat de een als zware stress ervaart, vindt de ander noch mild.
- Timing is everything! Het is belangrijk om je gesprek over stress goed te timen. Algemeen gezegd is het het beste als er niet al te lange tijd zit tussen de situatie of gebeurtenis die stress opleverde en het moment waarop je dit aankaart.
- Geef aan wat je nodig hebt. Je hoeft niet gelijk de oplossing te hebben, maar geef aan welk gedrag, omstandigheid, situatie je het liefst zou willen hebben of zou willen zien van de ander. Wat zou voor jou de ideale situatie zijn?
Voor leidinggevenden:
- Kies een rustig moment. Mensen die stress ervaren zijn vaak wat meer prikkelbaar dan anderen. Het even snel en terloops bespreken van dit onderwerp kan juist een impulsieve en emotionele reactie uitlokken en dat wil je vermijden. Geef de ander daarom op tijd aan dat je de stress die hij ervaart, wilt bespreken en kies daarvoor een moment waarop de ander relatief ontspannen is;
- Zorg voor privacy. Uiteraard is het bespreken van werkstress gevoelig. Het onderwerp is al vervelend genoeg en wanneer er anderen bij zijn is het gesprek vaak lastiger. Besluit je toch om dit in een groep te bespreken, zorg er dan voor dat je een veilige omgeving creëert en de gespreksregels vastlegt (laat de ander uitpraten, wordt niet persoonlijk, spreek vanuit jezelf etc.);
- Schuw het persoonlijke niet. Het helpt vaak als jij (als leidinggevende) ook eerlijk bent over je niveau van stress en waardoor de stress ontstaat. Dit maakt de drempel voor anderen lager en er ontstaat een niveau van gelijkheid;
- Luister eerst en kom in een vervolggesprek terug op eventuele oplossingen. Laat de ander zijn verhaal doen voordat je begint te praten over oplossingen. Zo geef je iemand ook de ruimte om zelf oplossingen te bedenken, omdat een oplossing waar ze zelf voor kiezen en achter staan het prettigst voelt en langer beklijft.
Stress inzichtelijk maken
Nu je het thema hebt aangekaart, wil je graag aan een oplossing gaan werken. Daarvoor is het nodig eerst goed in kaart te brengen welke stressoren een rol spelen. En dat is precies wat de Stress Quotiënt Analyse (of SQ- Analyse) doet. Het is een diagnostische tool die de stressbronnen op de werkvloer in kaart brengt. Mogelijke stressbronnen (die ook in de SQ-Analyse worden besproken) kunnen bijvoorbeeld zijn: organisatorische veranderingen die niet goed gecommuniceerd worden, een disbalans tussen de verantwoordelijkheden en de manier waarop daar invloed op kan worden uitgeoefend of dat er geen of weinig gevoel van zingeving is.
Via de SQ-Analyse stellen we medewerkers eigenlijk net zulke ongemakkelijke vragen (over de oorzaken van hun stress) als de vraag: “papa, waar komen kindjes vandaan?” Met de antwoorden kunnen directie en leidinggevende vervolgens aan de slag. Het gesprek kan worden gevoerd via de Analyse of tegen de achtergrond van de Analyse. Het is een ijsbreker, hulpmiddel en startpunt om te werken aan de oplossing.
TTI Success Insights heeft overigens 2 verschillende versies, één voor medewerkers en één voor leidinggevenden. Een stressbron kan namelijk, zoals gezegd, de leidinggevende zelf zijn. In beide versies wordt dit punt verschillend benaderd. Bij de versie “medewerker” geven medewerkers antwoord op de vraag of de leidinggevende de behoefte van de medewerkers begrijpt en hoe de leidinggevende met situaties en mensen omgaat. Bij de versie “leidinggevende” wordt aan de leidinggevende zelf de vraag gesteld hoe hij/ zij zelf de inzet en betrokkenheid van medewerkers kan vergroten en wat hij/ zij kan doen om meer vertrouwen en productiviteit in de werkrelatie te scheppen.
Ben je benieuwd hoe de SQ- Analyses eruitzien? Klik dan hier en hier. Wil je weten hoe je met de gegeven antwoorden vervolgens een individuele of teamsessie kan aankleden? Neem dan contact op met de Afdeling Inhoud op inhoud@ttisi.nl of 020-697 96 36.
En als jij nog tips voor me hebt ter voorbereiding op mijn gesprekje, voel je vrij om die met mij te delen! Ik schiet namelijk nu al in de stress…
